عنوان مقاله: بررسي وضعيت نسخ چاپي در سيستم سامانه ثبت الکترونيک اسناد(ثبت آني) ودفتر الکترونيک سردفتر

نويسنده: احد حسينعليزاده جم سردفتر 108 تبريز

 

مقدمه:سامانه ثبت الکترونيک اسناد موسوم به ثبت آني در راستاي بند و ماده 46 و بند ب ماده 48 و بند م ماده 211 قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه جمهوري اسلامي ايران و بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت اداري و مقابله با فساد و ماده 37 قانون مديريت خدمات کشوري متولد و برابر دستورالعمل نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمي از سامانه ثبت الکترونيکي به شماره 92/626701 مورخه  92/6/2رياست محترم فعلي سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در تاريخ 92/6/25 به طور يکپارچه در سراسر کشور شروع به کار نمود.

صرف نظر از کاستي ها و معايبي که اين سيستم در خود دارد و بايستي مورد اصلاح قرار گيرد با استقرار بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر از تاريخ 95/6/10 در راستاي ماده 7 و تبصره يک قانون جامع حد نگار موسوم به قانون کاداستر کشور مصوب93/11/29 سير تکامل را پيمود و سرانجام در تاريخ 95/6/10 دفتر سردفتر از قاموس دفاتر اسناد رسمي پس از 85 سال کارکرد، رخت بربست و بدين سان يکي از بزرگترين موانع تنظيم سريع سند از ميان برداشته شد.

درختي که با ايجاد ثبت آني غرس شده بود، بالاخره با با استقرار دفتر الکترونيک سردفتر، ميوه داد. من اين روز بزرگ را تولد دوباره دفاتر اسناد رسمي نامگذاري ميکنم.

 

طرح موضوع:

با استقرار سيستم ثبت آني و بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر، اصظلاحاتي نظير پرينت سند ، نسخه نهائي ، نسخه مقدماتي ، نسخه پشتيبان ، نسخه الکترونيک ،نسخه چاپي وارد حقوق ثبت گرديد بدون اينکه در قانون يا شيوه نامه هاي ثبت آني و دفتر الکترونيک سردفتر،تعريفي از آنها در دست داشته باشيم، فقدان تعريف قانوني از واژه هاي فوق و عدم استعمال واژه ها در معني خود و مترادف داشتن واژه ها با يکديگر موجب برداشت هاي متفاوتي از نحوه نگهداري آنها در دفاتر اسناد رسمي گشته است و علي رغم صدور يک راي وحدت رويه و يک بخشنامه از سوي مدير کل امور اسناد سازمان باز هم ابهاماتي پيرامون موضوع باقي است.

همه ايرادات از عبارت به کار برده شده (نسخه الکترونيک) در تبصره 3 ماده 8 شيوه بهره برداري دفتر الکترونيک سردفتر نشات ميگيرد.

قبل از پرداختن به بحث،لازم است تعريفي از اصطلاحات زير را به کمک شيوه نامه داشته باشيم.

1)پرينت سند يا نسخ مقدماتي:اين واژه ها  براي اولين بار در ماده 2 دستور العمل ثبت آني به کار رفته است و منظور از آنها پيش چاپ يا پيش نويس سند تنظيمي است و هدف از چاپ آن همانا اصلاح ويرايش سند توسط سردفتر قبل از چاپ نهائي بوده و کاربرد ديگر نسخ مقدماتي اين بود که ثبات با اين نسخ،سند را در دفتر سردفتربه صورت سنتي وارد مي کرد.

نکته حائز اهميت اين است که با حذف دفاتر سنتي و امکان ابطال نسخه پشتيبان جهت اصلاح و ويرايش سند قبل از چاپ نهائي ،جنبه امري بودن چاپ پرينت و نسخ مقدماتي و بايگاني کردن آنها در پرونده منتفي شده و شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر ، قسمتي از ماده 2 دستورالعمل ثبت آني را در مورد نسخ مقدماتي ،نسخ نموده است.

2)نسخه نهائي: اين نسخه را بايد در دو فرض بررسي کنيم:

الف:نسخه نهائي در زمان حاکميت دفتر سنتي يا دفتر دست نويس سردفتر:

دراين دوره پس از آنکه سردفتر اصلاحات و ويرايش هاي لازم را در روي نسخ مقدماتي انجام ميداد و پيش نويس سند دردفترسردفتر ثبت ميشد نوبت به چاپ سند به صورت نهائي مي رسيد يعني سردفتر با امضاي الکترونيکي خود سند را با اخذ شناسه يکتا و رمز تصديق چاپ مي کرد تا ذيل سند توسط متعاملين امضا گردد، اين نسخه نهائي  پس از تاييد نهايي لايتغير وغيرقابل ابطال بود.

ب: نسخه نهائي در زمان حاکميت دفتر الکترونيک سردفتر:

در اين دوره که هم اکنون نيز جاري و ساري است،سند و خدمات تبعي از طريق سامانه ثبت آني و اطلاعات اشخاص غير اصيل بدوا" در دفتر الکترونيک سردفتر نوشته و بارگذاري ميشود.(ماده يک شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر)پس از اخذ شناسه يکتا و رمز تصديق در اولين مرحله، نسخه پشتيبان متولد ميشود.

3)نسخه پشتيبان يا نسخه چاپي:اين نسخه که بدل ازدفترسنتي سردفتر است نسخه اي است که اولا" شناسه يکتا و رمز تصديق دارد.

ثانيا":حاوي امضاءهاي گرم و اثر انگشت متعاملين و اطلاعات اشخاص غير اصيل است.

ثالثا": داراي مهر دفترخانه و امضاء سردفتر و دفتريار است.

رابعا": اين نسخه مختص بايگاني در دفترخانه مي باشد.

خامسا":تحويل اصل و حتي تصوير آن به اصحاب سند ممنوع است.

سادسا": برابر ماده 7 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک، نسخه پشتيبان علي رغم اخذ همه امضاءها قابل بي اثرشدن است .  

خوشبختانه عبارت((نسخه پشتيبان)) موقع چاپ بر روي اوراق به صورت خودکار نقش بسته و ترديدي در شناختن نسخه پشتيبان باقي نگذاشته است.

پس از تائيد الکترونيکي نسخه پشتيبان توسط سردفتر، نوبت به چاپ نسخه نهائي ميرسد. نسخه نهائي نسخه اي است که: اولا" شناسه يکتا و رمز تصديق آن همان شناسه يکتا و رمز تصديق نسخه پشتيبان است.

ثانيا": به جاي امضاء و اثر انگشت گرم، فقط حاوي اسکن اثر انگشت متعاملين است چه بي سواد باشند چه با سواد.

ثالثا": نسخه نهائي به صورت pdf در سامانه ثبت آني حفظ ميشود و هر لحظه امکان پرينت از آن وجود دارد.

رابعا": نسخه نهائي ممهور به مهر دفترخانه و فقط حاوي امضاي سردفتر است.

خامسا": نسخه نهائي به ذينفعان سند تحويل داده ميشود.

4)نسخه الکترونيک: محل نزاع و اختلاف دقيقا" هم کلمه است،سوال اين است که منظور از نسخه الکترونيک مندرج در تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر، نسخه پشتيبان است يا نسخه نهائي؟ اگر نويسندگان تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه کمي دقت به خرج ميدادند آيا حکم تبصره 3 و تبصره 4 ماده 8 در يک تبصره بدون مضمون قابل جمع نبود؟ ((سردفتر مکلف است يک سري از نسخه نهائي را با منظمات و مستندات پرونده( پاسخ استعلامات و کپي مدارک هويتي و اسناد و ...) به صورت مناسب  واز روي شماره ترتيب سند، در محل دفترخانه ذخيره و نگهداري و بايگاني نمايد و يک سري از نسخه نهائي را با نسخه پشتيبان به صورت مجلدات حاوي يکصد سند در محلي مطمئن در دفترخانه نگهداري نمايد.))

 

بررسي رأي وحدت رويه شماره 96001/3304 مورخه96/9/22 کانون سردفتران:

کميسون وحدت رويه در پاسخ به اين سوال ((با توجه به ضرورت مصرف بهينه کاغذ در دفاتر اسناد رسمي و وجود ظرفيت خاص در سامانه ثبت آني جهت نگهداري سوابق آيا در حال حاضر ضرورتي به نگهداري و بايگاني نسخه نهائي اسناد در دفاتر وجود دارد؟))

چنين پاسخ داده است:(( نظر به اينکه در تبصره 1 ماده 7 قانون جامع حد نگار (کاداستر) و ماده 12 آيين نامه اجرايي آن، صرفا" تصريح به نگهداري و بايگاني نسخه پشتيبان اسناد گرديده است و همچنين در تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفترالکترونيک سردفتر اسناد رسمي نيز،نگهداري نسخه الکترونيک اسناد را به صورت فايل ضروري شمرده، بنابراين نسخه نهايي که تصريح به الکترونيکي دارد،در سامانه موجود است و درهر زمان امکان پرينت وجود دارد و داراي هيچگونه امضاء گرم و اثر انگشت نمي باشد، لذا نگهداري نسخه اي از آن ضرورتي ندارد و نسخه پشتيبان مطابق تبصره يک ماده 7 قانون جامع حد نگار (کاداستر) با امضاي متعاملين در دفترخانه نگهداري مي شود، بدين وصف پيشنهاد کانون نيز براي اصلاح تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه مذکور موجه مي باشد.))

چون مستند اين رأي تبصره يک ماده 7 قانون جامع حد نگار (کاداستر) مصوب 29/11/93 و ماده 12 آيين نامه اجراي آن قانون مصوب 22/1/95 رياست محترم قوه قضائيه مي باشد.بدوا" مستندات فوق را جهت تحليل عينا" نقل مي نمايم:

تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر((سازمان مکلف استدر راستايالکترونيک کردن دفتر ثبت اسناد رسمي، به نحوي برنامه ريزي کند که دفاتراسناد رسمي، نسخه الکترونيک پشتيبان و غير قابل تغيير کليه اسنادي را که به وسيله سردفتر از طريق سامانه الکترونيک سازمان تنظيم مي شود نسخه اي چاپي با امضاي شخص يا اشخاص ذي ربط به عنوان پشتيبان تهيه و بايگاني کنند)).

تبصره 4 ماده 11 آئيين نامه قانون کاداستر ((در اجراي تبصره 1 ماده 7 قانون، دفاتر اسناد رسمي مکلفند از کليه اسنادي که در سامانه الکترونيک سازمان تنظيم مي شود نسخه چاپي تهيه شده حاوي امضاء شخص يا اشخاص ذيربط را به عنوان پشتيبان در دفترخانه نگهداري و سپس به صورت مجلدات بايگاني کنند)). ( اين تبصره به عنوان مستند راي وحدت رويه منظور نشده است).

 

ماده 12 آئين نامه کاداستر: ((کليه خدمات ثبتي که توسطدفترخانه ها ارائه ميشود بايد با شماره ترتيب يکتا در دفتر الکترونيک متمرکز به گونه اي ثبت گردد که هر دفترخانه اسناد رسمي و ازدواج و طلاق بتواند به اطلاعات ثبت شده از اسناد خود دسترسي داشته باشد. همچنين، نسخه الکترونيک و غير قابل تغيير کليه اسناد و خدمات تبعي از طريق سامانه در اختيار سردفتر جهت بايگاني قرار مي گيرد)).

تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر داراي دو حکم است:

قسمت اول تبصره مصرح است که دفترخانه اسناد رسمي بايد نسخه الکترونيک پشتيبان و غير قابل تغيير کليه اسناد( اين نسخه همان نسخه نهايي است)را بايگاني کند.

قسمت دوم اين تبصره دفاتر اسناد رسمي را مکلف نموده نسخه چاپي با امضاي شخص يا اشخاص ذي زبط را به عنوان پشتيبان (نسخه پشتيبان) تهيه و بايگاني کند پس با اين توصيف حکم اوليه قانون اين است که سردفترهم نسخه نهائي و هم نسخه پشتيبان رابايد بايگاني کند، بنابراين تبصره 4 ماده 11 و قسمت اخير ماده 12 آئين نامه قانون کاداستر نيز تاکيدي  بر حکم تبصره 1 ماده 7 قانون کاداستر مي باشد.

بنابراين اسناد راي وحدت رويه به تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر و ماده 12 آئين نامه همان قانون و نتيجه گيري به اينکه تکليف فقط نگهداري نسخه پشتيبان است،نتيجه گيري صحيحي نبوده بلکه اجتهاد در مقابل نص است، اين استدلال که نسخه نهائي همان نسخه الکترونيکي است در سامانه موجود است و هر زمان امکان پرينت وجود دارد نيز استدلال منطق با عالم واقع نيست زيرا قطع شدن سامانه براي دفاتر اسناد رسمي در طول هفته امر طبيعي و متداول است وامکان چاپ نسخه نهائي در هر زمان را به زير سوال مي برد.بماند اينکه ممکن است سرورهاي اصلي براي ماهها خراب شود و امکان تعمير و جايگزيني آنها بخاطر تحريم ها به تعويق افتد، بنابراين نگهداري نسخه نهائي در محل دفترخانه در چنين مواقعي بي فايده نخواهد بود.

 

بررسي بخشنامه شماره 97/40179 مورخه 97/3/2 مدير کل محترم امور اسناد وسردفتران:

اين بخشنامه که در پاسخ به سوال مدير کل محترم ثبت اسناد و املاک استان سمنان صادر شده است عينا" نقل ميشود ((با سلام. احتراما" بازگشت به نامه شماره119/1277 مورخه 97/2/5 در خصوص تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر اسناد رسمي،طبق راي وحدت رويه شماره96001/3306 مورخه 96/9/22 کانون سردفتران و دفترياران، نگهداري نسخه اي از نسخه نهايي سند در دفترخانه ضرورتي ندارد؛ لکن کماکان نگهداري و مجلد نمودن نسخه پشتيبان سند، طبق تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه مذکور، به قوت خود باقي است.

ضمنا" منظور از نسخه الکترونيک اسناد، موضوع تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه مذکور، کپي برداري يا back up   اسنادي است که به نحو الکترونيک از سوي دفترخانه در سامانه به ثبت رسيده است که طبق تبصره يک ماده 7 قانون جامع حد نگار (کاداستر) کشور مصوب 1393، دفاتر اسناد رسمي موظفند هم نسخه الکترونيک و هم نسخه چاپي اسناد را در دفترخانه بايگاني نمايند.))

اين بخشنامه شامل سه فراز است:

1)فراز اول پاسخ به سوأل، در خصوص تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر است که با استعانت از راي وحدت رويه شماره 3304/96001 مورخه 22/9/96 کانون سردفتران جواب ميدهد که نگهداري نسخه اي از نسخه نهائي سند همراه با نسخه پشتيبان ضرورتي ندارد بلافاصله تاکيد مي کند که کماکان نگهداري و مجلد نمودن نسخه پشتيبان سند طبق تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه مذکوربه قوت خود باقي است.

2)در فراز دوم به تعريف نسخه الکترونيک اسناد موضوع تبصره 3 ماده8 شيوه نامه پراخته و نسخه الکترونيک را همان نسخه نهائي تلقي کرده است منتها در انتهاي بخشنامه اشاره به تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر نموده که به موجب آن، دفاتر اسناد رسمي مکلف شده اندهم نسخه الکترونيک (نسخه نهايي) و هم نسخه چاپي(نسخه پشتيبان) را در دفترخانه بايگاني نمايند.

با مقايسه راي وحدت رويه کانون و بخشنامه مدير کل محترم اسناد مشخص ميشود که مطابق راي وحدت رويه کانون،انچه که دفتر ملزم به نگهداري هستند فقط نسخه پشتيبان است اما در بخشنامه مدير کل امور اسناد در چرخش از راي وحدت رويه کانون سردفتران و ميل به تبصره 1 ماده 7 قانون کاداستر،دفاتر اسناد رسمي مکلف شده اند يک نسخه از نسخه نهائي و يک نسخه از نسخه پشتيبان را بايگاني نمايند.

 

نتيجه: با مباحثي که گذشت مشخص ميشود که منظور از ((نسخه الکترونيک))اسناد مندرج در تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر،همان نسخه نهائي است با دقت در تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر و تبصره 4 ماده 11 و ماده 12 آئين نامه قانون کاداستر مشخص ميشود که دفاتر اسناد رسمي مکلف هستند نسخه الکترونيک پشتيبان و غير قابل تغيير يا همان نسخه نهائي و همچنين نسخه چاپي با امضاي شخص يا اشخاص ذي ربط را به عنوان پشتيبان يا همان نسخه پشتيبان  را بايگاني و حفظ نمايند.

به عبارت ديگرنگهداري نسخه نهايي همراه با مستندات سند و نگهداري نسخه پشتيبان به تنهائي (بدون نسخه نهائي) مطمع نظر قانون و آئين نامه قانون کاداستر و بخشنامه مدير کل محترم اسناد است.