الحرص موقع في کثير العيوب طمع آدمي را به بسياري از خطاها گرفتار مي سازد حضرت علي عليه السلام غرر الحکم
 
Tabriz Notary  
 امروز ﺳﻪشنبه 1 آبان 1397

مناسبتهای ویژه

  بازدیدکنندگان آنلاین: 429 نفر


عضویت در کانال رسمی کانون سردفتران و دفتریاران آذربایجان شرقی در تلگرام
گواهی امضای الكترونيک
کمیسیون حقوقی و وحدت رویه
لیست مراکز درمانی طرف قرارداد
دانلود نرم افزار تلفن اسناد رسمی استان آذربایجان شرقی
دانلودها و راهنماها
دانلود فرمهای ارزش معاملاتی املاک
دانلود نرم افزار AnyDesk
     ليست مقالات ...

بررسي وضعيت نسخ چاپي در سيستم سامانه ثبت الکترونيک اسناد (ثبت آني) و دفتر الکترونيک سردفتر

           [ تاریخ انتشار: 1397/04/17 -  کد: 512 ]

بررسي وضعيت نسخ چاپي در سيستم سامانه ثبت الکترونيک اسناد (ثبت آني) و دفتر الکترونيک سردفتر

بررسي وضعيت نسخ چاپي در سيستم سامانه ثبت الکترونيک اسناد (ثبت آني) و دفتر الکترونيک سردفتر

نويسنده : احد حسينعليزاده جم سردفتر 108 تبريز

 

مقدمه

سامانه ثبت الکترونيک اسناد موسوم به ثبت آني در راستاي بند و ماده 46 و بند ب ماده 48 و بند م ماده 211 قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه جمهوري اسلامي ايران و بند ج ماده 12 قانون ارتقاء سلامت اداري و مقابله با فساد و ماده 37 قانون مديريت خدمات کشوري متولد و برابر دستورالعمل نحوه استفاده دفاتر اسناد رسمي از سامانه ثبت الکترونيکي به شماره 92/ 107626 مورخه 96/ 6 /2 رياست محترم فعلي سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در تاريخ 92/ 6 / 25 بطور يکپارچه در سراسر کشور شروع به کار نمود. صرفنظر از کاستي ها و معايبي که اين سيستم در خود دارد و بايستي مورد اصلاح قرار گيرد با استقرار بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر از تاريخ 95/ 6 / 10 در راستاي ماده 7 و تبصره يک قانون جامع حد نگار موسوم به قانون کاداستر کشور مصوب 93/ 11 /29 سير تکامل خود را پيمود و سرانجام در تاريخ 95/ 6 / 10 دفتر سردفتر از قاموس دفاتر اسناد رسمي پس از 85 سال کارکرد، رخت بربست و بدين سان يکي از بزرگترين موانع تنظيم سريع سند از ميان برداشته شد. درختي که با ايجاد ثبت آني غرس شده بود بالاخره با استقرار دفتر الکترونيک سردفتر، ميوه داد. من اين روز بزرگ را تولد دوباره دفاتر اسناد رسمي نام گذاري مي کنم.

 

طرح موضوع

با استقرار سيستم ثبت آني و بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر، اصطلاحاتي نظير پرينت سند، نسخه نهائي، نسخه مقدماتي، نسخه پشتيبان، نسخه الکترونيک، نسخه چاپي وارد حقوق ثبت گرديد بدون اينکه در قانون يا شيوه نامه هاي ثبت آني و دفتر الکترونيک سردفتر، تعريفي از آنها در دست داشته باشيم، فقدان تعريف قانوني از واژه هاي فوق و عدم استعمال واژه ها در معني خود و مترادف داشتن واژه ها با يکديگر موجب برداشت هاي متفاوتي از نحوه نگهداري آنها در دفاتر اسناد رسمي گشته است و علي رغم صدور يک راي وحدت رويه و يک بخشنامه از سوي مديرکل امور اسناد سازمان بازهم ابهاماتي پيرامون موضوع باقي است. همه ايرادات از عبارت بکار برده شده (نسخه الکترونيک) در تبصره 3 ماده 8 شيوه بهره برداري دفتر الکترونيک سردفتر نشات ميگيرد. قبل از پرداختن به بحث، لازم است تعريفي از اصطلاحات زير را به کمک شيوه نامه ها داشته باشيم.

 

1) پرينت سند يا نسخ مقدماتي : اين واژه ها براي اولين بار در ماده 2 دستورالعمل ثبت آني بکار رفته است و منظور از آنها پيش چاپ يا پيش نويس سند تنظيمي است و هدف از چاپ آن همانا اصلاح و ويرايش سند توسط سردفتر قبل از چاپ نهائي بوده و کاربرد ديگر نسخ مقدماتي اين بود که ثبات با اين نسخ، سند را در دفتر سردفتر بصورت سنتي وارد مي کرد.نکته حائز اهميت اينست که با حذف دفاتر سنتي و امکان ابطال نسخه پشتيبان جهت اصلاح و ويرايش سند قبل از چاپ نهائي، جنبه امري بودن چاپ پرينت و نسخ مقدماتي و بايگاني کردن آنها در پرونده منتفي شده و شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر، قسمتي از ماده 2 دستورالعمل ثبت آني را در مورد نسخ مقدماتي،نسخ نموده است.

 

2) نسخه نهائي : اين نسخه را بايد در دو فرض بررسي کنيم

الف) نسخه نهائي در زمان حاکميت دفتر سنتي يا دفتر دست نويس سردفتر: در اين دوره پس از آنکه سردفتر اصلاحات و ويرايش هاي لازم را در روي نسخ مقدماتي انجام ميداد و پيش نويس سند در دفتر سردفتر ثبت ميشد نوبت به چاپ سند بصورت نهائي مي رسيد يعني سردفتر با امضاي الکترونيکي خود سند را با اخذ شناسه يکتا و رمز تصديق چاپ مي کرد تا ذيل سند توسط متعاملين امضاء گردد، اين نسخه نهائي پس از تاييد نهايي لايتغير و غير قابل ابطال بود.

ب) نسخه نهائي در زمان حاکميت دفتر الکترونيک سردفتر: در اين دوره که هم اکنون نيز جاري و ساري است سند و خدمات تبعي از طريق سامانه ثبت آني و اطلاعات اشخاص غير اصيل بدوا" دردفتر الکترونيک سردفتر نوشته و بارگذاري ميشود(ماده يک شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر) پس از اخذ شناسه يکتا و رمز تصديق در اولين مرحله، نسخه پشتيبان متولد ميشود

 

3) نسخه پشتيبان يا نسخه چاپي : اين نسخه که بدل از دفتر سنتي سردفتر است نسخه اي است که اولا" شناسه يکتا و رمز تصديق دارد ثانيا" حاوي امضاءهاي گرم و اثر انگشت متعاملين واطلاعات اشخاص غيراصيل است. ثالثا" داراي مهر دفترخانه و امضاء سردفتر و دفتريار است. رابعا":اين نسخه مختص بايگاني در دفترخانه مي باشد خامسا:تحويل اصل و حتي تصوير آن به اصحاب سند ممنوع است. سادسا" برابر ماده به شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک، نسخه پشتيبان على رغم اخذ همه امضاء ها قابل بي اثر شدن است. خوشبختانه عبارت «نسخه پشتيبان» موقع چاپ بر روي اوراق بصورت خودکار نقش بسته و ترديدي در شناختن نسخه پشتيبان باقي نگذاشته است. پس از تائيد الکترونيکي نسخه پشتيبان توسط سردفتر، نوبت به چاپ نسخه نهائي ميرسد. نسخه نهائي نسخه اي است که :

اولا" شناسه يکتا و رمز تصديق آن همان شناسه يکتا و رمز تصديق نسخه پشتيبان است ثانيا" به جاي امضاء و اثر انگشت گرم، فقط حاوي اسکن اثر انگشت متعاملين است چه بي سواد باشند و چه بي سواد . ثالثا": نسخه نهائي بصورت pdf در سامانه ثبت آني حفظ ميشود و هرلحظه امکان پرينت از آن وجود دارد. رابعا": نسخه نهائي ممهور به مهر دفترخانه و فقط حاوي امضاي سردفتر است. خامسا: نسخه نهائي به ذي نفعان سند تحويل داده ميشود.

4)نسخه الکترونيک : محل نزاع و اختلاف دقيقا" هم کلمه است، سوال اينست که منظور از نسخه الکترونيک مندرج در تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر،نسخه پشتيبان است يا نسخه نهائي؟ اگر نويسندگان تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه کمي دقت به خرج ميدادند آيا نيازي به صدور راي وحدت رويه و بخشنامه بود؟ ايا حکم تبصره 3 و تبصره 4 ماده 8 در يک تبصره بدين مضمون قابل جمع نبود؟ «سردفتر مکلف است يک سري از نسخه نهائي را با منضمات و مستندات پرونده (پاسخ استعلامات و کپي مدارک هويتي و اسناد و ...) بصورت مناسب و از روي شماره ترتيب سند، در محل دفترخانه ذخيره و نگهداري و بايگاني نمايد و يک سري از نسخه نهائي را با نسخه پشتيبان بصورت مجلدات حاوي يکصد سند در محلي مطمئن در دفترخانه نگهداري نمايد.»

 

بررسي راي وحدت رويه شماره 960501/ 3304 مورخه 96/ 9 / 22 کانون سردفتران

کميسيون وحدت رويه در پاسخ به اين سوال: « با توجه به ضرورت مصرف بهينه کاغذ در دفاتر اسناد رسمي و وجود ظرفيت خاص در سامانه ثبت آني جهت نگهداري سوابق آيا در حال حاضر ضرورتي به نگهداري و بايگاني نسخه نهايي اسناد در دفاتر وجود دارد؟» چنين پاسخ داده است: «نظر به اينکه در تبصره 1 ماده 7 قانون جامع حد نگار (کاداستر) و ماده 12 آيين نامه اجرايي آن، صرفا" تصريح به نگهداري و بايگاني نسخه پشتيبان اسناد گرديده است و همچنين در تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر اسناد رسمي نيز، نگهداري نسخه الکترونيک اسناد را بصورت فايل ضروري شمرده، بنابراين نسخه نهايي که تصريح به الکترونيکي دارد، در سامانه موجود است و در هر زمان امکان پرينت وجود دارد و داراي هيچگونه امضاء گرم و اثر انگشت نمي باشد، لذا نگهداري نسخه اي از آن ضرورتي ندارد و نسخه پشتيبان مطابق تبصره يک ماده 7 قانون جامع حد نگار (کاداستر) با امضاي متعاملين در دفترخانه نگهداري مي شود، بدين وصف پيشنهاد کانون نيز براي اصلاح تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه مذکور موجه مي باشد.»

چون مستند اين راي تبصره يک ماده 7 قانون جامع حد نگار (کاداستر) مصوب 93/ 11 /29 و ماده 12 آيين نامه اجراي آن قانون مصوب 95/ 1 / 22 رياست محترم قوه قضائيه مي باشد. بدوا" مستندات فوق را جهت تحليل عينا" نقل مي نمايم

تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر: « سازمان مکلف است در راستاي الکترونيک کردن دفتر ثبت اسناد رسمي، به نحوي برنامه ريزي کند که دفاتر اسناد رسمي، نسخه الکترونيک پشتيبان و غيرقابل تغيير کليه اسنادي را که به وسيله سردفتر از طريق سامانه الکترونيک سازمان تنظيم مي شود؛ بايگاني کنند. همچنين دفاتر اسناد رسمي مکلفند از کليه اسنادي که در سامانه الکترونيک سازمان تنظيم مي شود نسخه اي چاپي با امضاي شخص يا اشخاص ذي ربط به عنوان پشتيبان تهيه و بايگاني کنند».

تبصره 4 ماده 11 آئين نامه قانون کاداستر:« در اجراي تبصره 1 ماده 7 قانون ، دفاتر اسنادرسمي مکلفند از کليه اسنادي که در سامانه الکترونيک سازمان تنظيم مي شود نسخه چاپي تهيه شده حاوي امضاء شخص يا اشخاص ذيربط را به عنوان پشتيبان در دفترخانه نگهداري و سپس به صورت مجلدات بايگاني کنند». (اين تبصره بعنوان مستند راي وحدت رويه منظورنشده است)

ماده 12 آئين نامه کاداستر:«کليه خدمات ثبتي که توسط دفترخانه ها ارائه مي شود بايد با شماره ترتيب يکتا در دفتر الکترونيک متمرکز به گونه اي ثبت گردد که هر دفترخانه اسنادرسمي و ازدواج و طلاق بتواند به اطلاعات ثبت شده از اسناد خود دسترسي داشته باشد . همچنين ، نسخه الکترونيک و غيرقابل تغيير كليه اسناد و خدمات تبعي از طريق سامانه در اختيار سردفتر جهت بايگاني قرار مي گيرد»

تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر داراي دو حکم است: قسمت اول تبصره مصرح است که دفترخانه اسناد رسمي بايد نسخه الکترونيک پشتيبان و غير قابل تغيير کليه اسناد(اين نسخه همان نسخه نهائي است) را بايگاني کند قسمت دوم اين تبصره دفاتر اسناد رسمي را مکلف نموده نسخه چاپي با امضاي شخص يا اشخاص ذي ربط را بعنوان پشتيبان (نسخه پشتيبان تهيه و بايگاني کند پس با اين توصيف حکم اوليه قانون اينست که سردفترهم نسخه نهائي و هم نسخه پشتيبان رابايد بايگاني کند بنابراين تبصره 4 ماده 11 و قسمت اخير ماده 12 آئين نامه قانون کاداستر نيز تاکيدي است بر حکم تبصره ? ماده ? قانون کاداستر مي باشد.

بنابراين استناد راي وحدت رويه به تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر و ماده 12 آئين نامه همان قانون و نتيجه گيري به اينکه تکليف فقط نگهداري نسخه پشتيبان است، نتيجه گيري صحيحي نبوده بلکه اجتهاد در مقابل نص است. و اين استدلال که نسخه نهائي همان نسخه الکترونيکي است در سامانه موجود است و هر زمان امکان پرينت وجود دارد نيز استدلال منطبق با عالم واقع نيست زيرا قطع شدن سامانه براي دفاتر اسناد رسمي در طول هفته امر طبيعي و متداول است و امکان چاپ نسخه نهائي در هر زمان را به زير سوال مي برد. بماند اينکه ممکن است سرورهاي اصلي براي ماهها خراب شود و امکان تعمير و جايگزيني آنها بخاطر تحريم ها به تعويق افتد، بنابراين نگهداري نسخه نهائي در محل دفترخانه در چنين مواقعي بي فايده نخواهد بود.

 

بررسي بخشنامه شماره 97/ 40179 مورخه 98/ 3 / 2 مدير کل محترم امور اسناد و سردفتران

اين بخشنامه که در پاسخ به سوال مديرکل محترم ثبت اسناد و املاک استان سمنان صادر شده است عينا" نقل ميشود « با سلام. احتراما" بازگشت به نامه شماره 119/ 1277 مورخ 97/ 2 / 5 در خصوص تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر اسناد رسمي، طبق راي وحدت رويه شماره 960501 / 3304 مورخ 96/ 9 / 22 کانون سردفتران و دفترياران، نگهداري نسخه اي از نسخه نهايي سند در دفترخانه ضرورتي ندارد.لكن كماكان نگهداري و مجلد نمودن نسخه پشتيبان سند، طبق تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه مذکور، به قوت خود باقي است. ضمنا" منظور از نسخه الکترونيک اسناد، موضوع تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه مذکور، کپي برداري يا BACK UP اسنادي است که به نحو الکترونيک از سوي دفترخانه در سامانه به ثبت رسيده است که طبق تبصره يک ماده 7 قانون جامع حد نگار (کاداستر) کشور مصوب 1393 ، دفاتر اسناد رسمي موظفند هم نسخه الکترونيک و هم نسخه چاپي اسناد را در دفترخانه بايگاني نمايند.»

اين بخشنامه شامل سه فراز است :

1) فراز اول پاسخ به سوال، در خصوص تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر است که با استعانت از راي وحدت رويه شماره 960501 / 3304 مورخه 96/ 9 / 22 کانون سردفتران جواب ميدهد که نگهداري نسخه اي از نسخه نهائي سند همراه با نسخه پشتيبان ضرورتي ندارد بلافاصله تاکيد مي کند که کماکان نگهداري و مجلد نمودن نسخه پشتيبان سند طبق تبصره 4 ماده 8 شيوه نامه مذکور به قوت خود باقي است.

2) در فراز دوم به تعريف نسخه الکترونيک اسناد موضوع تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه پرداخته و نسخه الکترونيک را همان نسخه نهائي تلقي کرده است منتها در انتهاي بخشنامه اشاره به تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر نموده که به موجب آن، دفاتر اسناد رسمي مکلف شده اند هم نسخه الکترونيک (نسخه نهايي) و هم نسخه چاپي (نسخه پشتيبان) را در دفترخانه بايگاني نمايند.

با مقايسه راي وحدت رويه کانون و بخشنامه مدير کل محترم استاد مشخص ميشود که مطابق راي وحدت رويه کانون، آنچه که دفاتر ملزم به نگهداري هستند فقط نسخه پشتيبان است اما در بخشنامه مديرکل امور اسناد در چرخش از راي وحدت رويه کانون سردفتران و ميل به تبصره 1 ماده 7 قانون کاداستر، دفاتر اسناد رسمي مکلف شده اند يک نسخه از نسخه نهائي و يک نسخه از نسخه پشتيبان را بايگاني نمايند.

نتيجه : با مباحثي که گذشت مشخص ميشود که منظور از «نسخه الکترونيک» اسناد مندرج در تبصره 3 ماده 8 شيوه نامه بهره برداري از دفتر الکترونيک سردفتر، همان نسخه نهائي است با دقت در تبصره يک ماده 7 قانون کاداستر و تبصره 4 ماده 11 و ماده 12 آئين نامه قانون کاداستر مشخص ميشود که دفاتر اسناد رسمي مکلف هستند نسخه الکترونيک پشتيبان و غيرقابل تغيير يا همان نسخه نهائي و همچنين نسخه چاپي با امضاي شخص يا اشخاص ذي ربط را بعنوان پشتيبان يا همان نسخه پشتيبان را بايگاني و حفظ نمايند. به عبارت آخري نگهداري نسخه نهايي همراه با مستندات سند و نگهداري نسخه پشتيبان به تنهائي (بدون نسخه نهائي) مطمع نظر قانون و آئين نامه قانون کاداسترو بخشنامه مدير کل محترم اسناد است.

 

   نظرات خوانندگان محترم:

نام :   احمدلو     تاریخ و زمان ارسال :   1397/04/18   10:11:14
نظر:   سلام مطلب بروز و خوبي است اما به نظر مي رسد بين دو موضوع خلط مبحث شده است . درست است که برابر مستندات ارايه شده سردفتر ملکف شده است هم نسخه نهايي اسناد و هم نسخه پشتيبان آنها را نگهداري کند اما بايد توجه داشت که نگهداري اعم است از نگهداري فيزيکي و نگهداري سيستمي به عبارت بهتر برابر مقررات مورد استناد خصوصا راي وحدت رويه کانون تهران که درست و صحيح و منطقي صادر شده است آنچه بر سردفتر تکليف شده است نگهداري فيزيکي نسخه پشتيبان و نگهداري سيستمي (به صورت فايل ديتا) نسخه الکترونيکي و pdf نسخ نهايي اسناد است اين برداشت صرف نظر از اينکه با فلسفه ايجاد سامانه ثبت الکترونکي اسناد سازگار است اين ايراد که « قطع شدن سامانه براي دفاتر اسناد رسمي در طول هفته امر طبيعي و متداول است و امکان چاپ نسخه نهائي در هر زمان را به زير سوال مي برد. بماند اينکه ممکن است سرورهاي اصلي براي ماهها خراب شود و امکان تعمير و جايگزيني آنها بخاطر تحريم ها به تعويق افتد، بنابراين نگهداري نسخه نهائي در محل دفترخانه در چنين مواقعي بي فايده نخواهد بود. » را مرتفع مي سازد


نوشتن موارد ستاره دار ( نام و نام خانوادگی ، شماره دفترخانه ، نظر ) اجباری است.
 
 
     *   نام و نام خانوادگي و شماره دفترخانه:
         آدرس ایمیل ( پست الکترونیکی ) :
*   نظر :           
  
      

 
    صفحه اصلی
    پست الکترونیکی
    کنترل پنل
    اسناد رسمی آذربایجان شرقی
    تماس با ما


  کانون سردفتران و دفتریاران آذربایجان شرقی - کلیه حقوق محفوظ می باشد © 2015
 
 © 2015 The Notaries Association of East Azerbaijan - All Rights Reserved.
  Website Developed by EAZ-Notary